Balises et groupes intelligents dans DEVONthink 3

Je t’ai donné dans cet article quelques informations pour te permettre de démarrer avec DEVONthink 3. Aujourd’hui, je te propose de découvrir des fonctionnalités pour optimiser ton travail. On y va ?

Les balises dans DEVONthink

Quand ta base de données contient de nombreux documents, il peut parfois être fastidieux de retrouver ceux concernant un sujet bien précis. Dans DEVONthink, tu peux te faciliter grandement la tâche avec les balises. Ces dernières te permettent de classer tes fichiers, quel que soit leur type : image, pdf, note… en fonction des critères de ton choix. Si je reviens à ma base de données Genealogie, j’ai ainsi classé les actes copiés depuis les sites des Archives en n pour naissance (ou baptême), m pour mariage et d pour décès (ou sépultures) et ajouté les balises correspondantes à la localisation.

Balises de la base Genealogie

Balises de la base Genealogie

Comment baliser un document ?

Attribuer une ou plusieurs balises à un document est très simple. Il suffit en effet d’aller sur les Informations de celui-ci, soit via un clic droit ou le raccourci clavier Maj/Command/i, soit en utilisant le panneau des inspecteurs à droite de la fenêtre. Il s’affiche via la commande Outils/Inspectors. On renseigne la ou les balises dans la zone de saisie Balises. Après en avoir saisi une, on valide par un appui sur la touche Entrée ; on peut alors en saisir une autre.

Ajout d'une balise à un document

Ajout d’une balise à un document

À savoir

Le nom des balises est sensible à la casse. Ainsi, la balise « Nord » est différente de la balise « nord ».
Tu t’aperçois que tu as mal choisi le nom d’une balise ou tu as fait une erreur dans celui-ci ? Pas de panique ! Il se suffit de mettre la balise en question en surbrillance dans le navigateur et de la modifier. Elle est alors automatiquement modifiée dans tous les documents qui la comportent.

Modification d'une balise dans DEVONthink

Modification d’une balise dans DEVONthink

En face de chaque balise est indiqué le nombre de documents la comportant. S’il n’y en a aucun, elle apparait en grisé. Tu peux alors la supprimer.

Utiliser les balises

Pour pouvoir utiliser parfaitement les balises, tu vas devoir exécuter la commande Données/Balises/Convert Hashtags to Tags. DEVONthink va désormais utiliser les balises comme des étiquettes. Cette commande n’est bien sûr qu’à faire une fois. Les balises apparaissent désormais dans le panneau Navigateur à gauche de l’écran.

Remplacer les dossiers

Désormais, tu n’a plus à te préoccuper de l’arborescence de ta base de données. Grâce aux balises, tes documents seront bien rangés. Tu les retrouveras toujours très rapidement même parmi des milliers de fichiers.
Tu préfères une organisation par dossier ? Qu’à cela ne tienne ! Grâce aux Groupes intelligents, tu peux retrouver une arborescence non seulement très semblable à celle-ci avec comme gros avantage l’interactivité. En effet, chaque nouveau document ira, via ses balises, se ranger dans le dossier adéquat.

Groupes intelligents dans DEVONthink

Groupes intelligents dans DEVONthink

Les groupes intelligents

Un groupe intelligent contient des documents qui répondent à certains critères. Il peut s’agir de leur type, taille, auteur… le choix des critères est particulièrement vaste. Pour cet article, j’ai bien sûr choisi de les sélectionner en fonction de leurs balises.

Choix des critères d'un groupe intelligent dans DEVONthink

Choix des critères d’un groupe intelligent dans DEVONthink

J’ai, comme tu peux le voir ci-dessous, créé un groupe intelligent nommé Trith qui va contenir tous les fichiers dont une balise est Trith. Je vais ainsi en paramétrer autant que je le souhaite.
Autre avantage par rapport aux dossiers classiques, un document disposant de plusieurs balises sera dans chacun des groupes correspondant. Je retrouve donc un acte de décès à la fois dans le groupe de la commune et dans celui des décès. Une fonctionnalité vraiment efficace quand un document correspondant à plusieurs critères.

Créer un groupe intelligent

Pour créer ces groupes, tu utilises au choix la commande Données/Nouveau/Groupe intelligent, l’icône de la barre d’outils ou un clic droit sur le nom de la base concernée. La fenêtre qui s’ouvre te permet de le nommer et de paramétrer la ou les règles qui le régissent.

Création d'un groupe intelligent

Création d’un groupe intelligent

Une fois ainsi créé, le groupe intelligent s’affiche dans le Navigateur, sous la base de données à laquelle il appartient. Si tu souhaites en modifier les règles, un clic droit te permet de le faire.

Pour conclure

J’espère que cet article va te permettre d’optimiser ton travail sous DEVONthink 3. Dans un prochain, je te montrerai comment automatiser ton workflow. Là encore, gain de temps en vue ! D’ici là, n’hésite pas à me faire part de tes observations ou questions via les commentaires.
N’étant pas moi-même un expert, je suis bien entendu preneur de toute information ou suggestion pour m’améliorer.

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