Les règles dans DEVONthink 3

Dans cet article, je te donnais les informations pour commencer avec DEVONthink. Dans ce second, je t’indiquais comment tirer profit des balises. Pour les compléter, voici aujourd’hui comment optimiser ton travail via les règles. On y va ?

Tu utilises désormais DEVONthink 3 de façon satisfaisante et tu commences à avoir une idée de la puissance de l’outil et donc de son utilité pour ton travail. Voyons maintenant comment automatiser celui-ci grâce aux règles.

Utiliser les règles

Ma première utilisation des règles concernait le classement de mes fichiers. J’ai ensuite découvert qu’avec celles-ci, je pouvais automatiser certaines tâches, comme par exemple archiver mes documents. Prenons comme exemple ceux relatifs à mes articles. J’ai créé pour chacun d’eux un groupe dans lequel sont rangés tous les fichiers : mails, lien vers le site, brouillon d’article… qui s’y rapportent.

Architecture de la base de données ibibliotech

Architecture de la base de données ibibliotech

J’ai, dans ma base de données, un autre dossier dans lequel je déplace ces groupes une fois mon article publié. Avant de connaître le fonctionnement des règles, j’utilisais le glisser/déposer pour cela. Mais ça, c’était avant !

Paramètres des règles

Pour me faciliter la tâche, j’ai donc créé une règle nommé Archivage telle que tu peux la voir ci-dessous. Cette règle utilise la balise Publié que j’affecte au groupe une fois mon article en ligne. Il me suffit donc d’indiquer cette balise dès la mise en ligne.

La règle Archivage

La règle Archivage

Désormais, à sa fermeture, DEVONthink contrôle mon dossier « Rédaction articles » et déplace le ou les groupes comportant cette balise vers le dossier « Archives ». Gain de temps assuré et aucun risque d’oubli. C’est pas beau, ça ?

Quand déclencher une règle ?

J’ai, pour cette règle, demander son exécution à chaque fermeture de DEVONthink. J’aurais bien entendu pu la demander au démarrage, chaque heure, chaque week-end… le choix est, comme tu peux le voir ci-dessous, plutôt vaste.

Déclenchement de la règle Archivage

Déclenchement de la règle Archivage

Autres critères d’une règle

La balise choisie,, « Publié » comporte un accent. Or il m’arrive, pressé, d’écrire « Publie » avec un e ; J’ai donc coché l’option Ignorer les accents (1). Ainsi, écrite avec un é ou avec un e, la balise sera reconnue et traitée de la même manière.
Tu n’es pas très rigoureux et il t’arrive d’utiliser une autre balise que celle initialement prévue ? Aucune inquiétude ! Il suffit, dans la règle d’indiquer une seconde condition avec le terme utilisé. Bien sûr, tu choisis le critère L’une des (2) conditions…

Les critères de la règle

Les critères de la règle

C’est tout pour aujourd’hui !

Voilà pour cette introduction aux règles. En jouant avec leurs paramètres, il es possible de les rendre bien plus puissantes que celle qu’on vient de voir. Tu pourras alors créer de véritables workflows. J’avoue ne pas être encore aller aussi loin.
Si de ton côté, tu les utilises de façon plus poussée ou si d’autres fonctionnalités te sont d’un usage courant, je suis très intéressé pour un partage de connaissances ! N’hésite pas à me contacter via un commentaire.

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